Regulamin udziału stacjonarnego

REGULAMIN II TECHCO FORUM 2021,

23-24 listopada 2021 r., HOTEL MAGELLAN, BRONISŁAWÓW

 

  1. POSTANOWIENIA OGÓLNE

 

  1. Regulamin określa zasady uczestnictwa w wydarzeniu pt. II TECHCO Forum 2021 („TECHCO”).
  2. Organizatorem TECHCO jest Polska Izba Przemysłu Chemicznego z siedzibą w Warszawie[1] („Organizator”).
  3. TECHCO będzie odbywać się w dniach 23-24 listopada 2021 r. w Hotelu Magellan przy ul. Żeglarskiej 35/31, 97-320 Bronisławów („Hotel”).
  4. Organizator zastrzega możliwość wprowadzenia zmian w harmonogramie TECHCO jak również odwołania wydarzania w sytuacji wystąpienia niezależnych od Organizatora okoliczności zewnętrznych, które spowodują, że przeprowadzenia TECHCO okaże się być niemożliwe.
  5. Zgłoszenie udziału w TECHCO, o którym mowa w pkt II.3 jest równoznaczne z akceptacją Regulaminu.
  6. Organizator zastrzega możliwość odmowy wstępu na TECHCO w sytuacjach zastrzeżonych w niniejszym Regulaminie.
  7. Organizator jest administratorem danych osobowych w rozumieniu RODO[2]. Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych znajdują się w klauzuli informacyjnej, która stanowi Załącznik nr 1 do Regulaminu.

 

  1. REJESTRACJA

 

  1. Rejestracja Uczestników TECHCO rozpoczyna się w dniu 20 października i trwa do dnia 15 listopada. Po upływie terminu, wskazanego w zdaniu pierwszym rejestracja nie będzie możliwa.
  2. Udział w TECHCO ma charakter odpłatny. Organizator nie zapewnia Uczestnikom noclegu w Hotelu. Organizator zobowiązuje się w miarę możliwości do informowania Uczestników o wolnych miejscach noclegowych w Hotelu.
  3. Zgłoszenie udziału w TECHCO następuje poprzez wypełnienie i przesłanie elektronicznej Deklaracji Uczestnictwa, zgodnie z procedurą opisaną poniżej:

 

  1. Deklaracja Uczestnictwa znajduje się pod następującymi adresami: https://www.techco.pipc.org.pl/ lub https://techcoforum2021.conrego.com/.
  2. Osoby zainteresowane udziałem w TECHCO wypełniają Deklarację Uczestnictwa.
  3. Deklaracja Uczestnictwa zostanie przesłana do Organizatora automatycznie po naciśnięciu klawisza funkcyjnego „Zapisz” na końcowym etapie procedury zakupu, co jest równoznaczne z dokonaniem rezerwacji biletu.
  4. System zakupu biletów Organizatora wygeneruje automatycznie fakturę pro- forma, która zostanie przesłana na adres poczty elektronicznej wskazany w Deklaracji Uczestnictwa.
  5. Faktura pro- forma stanowi podstawę do dokonania opłaty za bilet. Opłata powinna zostać dokonana w terminie 3 dni od daty wystawienia faktury pro- forma.
  6. Po dokonaniu płatności Uczestnik otrzyma bilet w formie kodu QR („Bilet”), który zostanie przesłany na adres poczty elektronicznej wskazany w Deklaracji Uczestnictwa.
  7. W przypadku nie uiszczenia opłaty w terminie, o którym mowa w lit. (e), dokonana rezerwacja zostanie automatycznie anulowana po uprzednim, jednorazowym przypomnieniu o konieczności dokonania płatności, które zostanie wygenerowane przez system rejestracyjny.

 

  1. Wszelkie problemy związane z procedurą zgłoszenia udziału w TECHCO można zgłaszać Organizatorowi od poniedziałku do piątku pod następującymi nr tel: 22 828 75 06 w godz. 8-16. lub na adres mailowy: kontakt|techco.pipc.org.pl| |kontakt|techco.pipc.org.pl.
  2. Liczba Biletów uprawniających do uczestnictwa w TECHCO jest ograniczona. Ze względu na możliwe zmiany w przepisach ustanawiających określone ograniczenia, nakazy i zakazy w związku z wystąpieniem stanu epidemii Organizator zastrzega sobie prawo do skrócenia terminu sprzedaży Biletów. O pierwszeństwie nabycia Biletu decydować będzie każdorazowo data uznania zapłaty ceny sprzedaży Biletu na rachunku Organizatora podanym przez elektroniczny system sprzedaży biletów.

 

  1. WARUNKI UCZESTNICTWA

 

  1. Warunkiem wejścia na teren TECHCO jest:

 

  1. Okazanie Biletu w formie elektronicznej lub papierowego wydruku.
  2. Przekazanie Organizatorowi wypełnionej ankiety epidemiologicznej, której wzór stanowi Załącznik nr 2 do Regulaminu.
  3. Poddanie się pomiarowi temperatury, której wartość nie może przekroczyć 37,5oC

 

  1. Ze względu na obowiązujące protokoły sanitarne[3] Uczestnicy TECHCO mogą zostać poproszeni przez Organizatora o okazanie do wglądu Unijnego Certyfikatu COVID. Dane z Unijnego Certyfikatu COVID nie będą dodatkowo przetwarzane, ani utrwalane.
  2. Uczestnicy mają obowiązek zachowania odstępu 1,5 m od innych osób znajdujących się na terenie TECHCO oraz stosowania maseczek ochronnych podczas paneli dyskusyjnych.
  3. Na terenie TECHCO Organizator zapewnia dostęp do dozowników z płynem do dezynfekcji rąk.
  4. Uczestnik może zostać wykluczony z udziału w TECHCO w przypadku wystąpienia objawów typowych dla COVID-19[4] lub gdy jest zakażony COVID-19.
  5. Uczestnicy mają obowiązek stosowania się do wytycznych dotyczących bezpieczeństwa podawanych przez Organizatora i personel obsługujący TECHCO.
  6. Organizator wyznacza osobę kontaktową do spraw zdrowotnych: Agata Kulińska, Office Manager PIPC.
  7. W przypadku:

 

  1. wystąpienia u Uczestnika TECHCO objawów COVID-19 takich jak duszność, stan podgorączkowy bądź gorączka, kaszel lub
  2. bezpośredniego kontaktu Uczestnika z osobą zakażoną w ciągu 14 dni przed TECHCO,

 

Uczestnik nie powinien brać udziału w TECHCO, powinien poinformować o tym fakcie osobę wskazaną w ust. 7 oraz skontaktować się z najbliższą stacją sanitarno- epidemiologiczną. Organizator nie podejmuje działań związanych z realizacją ww. obowiązków za Uczestników.

 

  1. W przypadku odmowy wstępu na teren TECHCO z powodu niespełnienia przez Uczestnika wymagań określonych powyżej, jak również w przypadku wykluczenia Uczestnika z udziału w TECHCO zgodnie z ust. 5, Uczestnikowi nie przysługuje prawo do zwrotu kosztów poniesionych w związku z udziałem w TECHCO.

 

  1. ODWOŁANIE UCZESTNICTWA W TECHCO

 

  1. Uczestnik może zrezygnować z udziału w TECHCO składając oświadczenie o odstąpieniu od umowy na adres korespondencyjny Organizatora lub elektronicznie na adres poczty elektronicznej: kontakt|techco.pipc.org.pl| |kontakt|techco.pipc.org.pl.
  2. W przypadku rezygnacji przez Uczestnika z udziału w TECHCO, Organizator zastrzega sobie prawo obciążenia Uczestnika:

 

  1. Kwotą 50% ceny Biletu w przypadku złożenia oświadczenia o rezygnacji z udziału w TECHCO w terminie do dnia 1 listopada 2021 r.
  2. Kwotą 100% ceny Biletu w przypadku złożenia pisemnego oświadczenia o rezygnacji z udziału w TECHCO po upływie terminu, o którym mowa w lit. (a).

 

  1. W przypadku odwołania TECHCO organizator zobowiązuje się do niezwłocznego powiadomienia o tym fakcie Uczestników oraz zwrotu wszystkich wpłaconych opłat za Bilety.
  2. W przypadku przesunięcia terminu TECHCO organizator zobowiązany jest do niezwłocznego pisemnego powiadomienia wszystkich Uczestników oraz do zwrotu wszystkich wpłaconych Organizatorowi opłat za Bilety w razie otrzymania pisemnej rezygnacji Uczestnika z udziału w TECHCO z powodu zmiany terminu.
  3. Organizator nie pokrywa kosztów poniesionych przez Uczestnika w związku z TECHCO innych, niż opłata za Bilet.

 

  1. KOSZTY UCZESTNICTWA I WARUNKI PŁATNOŚCI

 

  1. Opłata za udział w TECHCO wynosi: 500 zł netto (+ 23% VAT) w przypadku uczestnictwa jako gość organizacji zrzeszonych w Polskiej Izbie Przemysłu Chemicznego.
  2. Opłata za udział w TECHCO wynosi: 1500 zł netto (+ 23% VAT) w przypadku uczestnictwa jako gość spoza organizacji zrzeszonych w Polskiej Izbie Przemysłu Chemicznego.
  3. Organizator informuje, że jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług uprawnionym do wystawiania faktur VAT.
  4. Faktury VAT wystawiane są w terminie do 7 dni od daty zaksięgowania opłaty za Bilet.
  5. Wszelkie płatności dokonywane są w terminie wskazanym szczegółowo w wystawionej Uczestnikowi fakturze pro forma przelewem na rachunek bankowy Organizatora.

 

  1. KOMITET ORGANIZACYJNY

 

  1. Wszelkie decyzje dotyczące Programu TECHCO oraz kwestii organizacyjnych podejmuje Komitet Organizacyjny TECHCO.
  2. Wszelkie skargi dotyczące organizacji i prowadzenia TECHCO należy kierować pisemnie do Komitetu Organizacyjnego.
  3. Skład Komitetu Organizacyjnego, o którym mowa powyżej, określa Uchwała Zarządu Polskiej Izby Przemysłu Chemicznego.

 

  1. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

 

  1. Materiały i informacje organizacyjne dotyczące TECHCO zostaną umieszczone na stronie internetowej TECHCO. 
  2. Organizator zastrzega możliwość dokonania zmiany Regulaminu, o ile nie wpłynie to na pogorszenie sytuacji Uczestników TECHCO. Zmiany Regulaminu obowiązują do daty ich publikacji na stronie internetowej TECHCO. Organizator zobowiązuje się do poinformowania Uczestników TECHCO o zmianach Regulaminu za pośrednictwem poczty elektronicznej.

 

 

ZAŁĄCZNIK NR 1

KLAUZULA INFORMACYJNA O PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH UCZESTNIKÓW II TECHCO FORUM

 

Administratorem Pana/Pani danych osobowych jest Polska Izba Przemysłu Chemicznego z siedzibą
w Warszawie („PIPC”)[5]. Kontakt: pipc|pipc.org.pl| |pipc|pipc.org.pl. Przetwarzamy Pana/Pani dane w celu:

  1. Podjęcia działań zmierzających do zawarcia i wykonania umowy na realizację usługi polegającej udziale w wydarzeniu II TECHCO Forum, które odbędzie się w dniach 23-24 listopada 2021 r. w Hotelu Magellan przy ul. Żeglarskiej 35/31, 97-320 Bronisławów oraz (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
  2. Wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na PIPC, w szczególności wynikających z przepisów podatkowych i rachunkowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
  3. Realizacji celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez PIPC
    (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
  4. Zapewnienia wysokich standardów bezpieczeństwa sanitarnego podczas wydarzenia, które mogą polegając na wypełnieniu ankiety epidemiologicznej oraz weryfikacji przez Organizatora statusu Europejskiego Certyfikatu COVID Uczestników II TECHCO Forum, na podstawie uzyskanej dobrowolnej zgody (art. 9 ust. 2 lit (a) RODO).

Dane, które przetwarzamy to: imię i nazwisko, firma przedsiębiorcy, adres prowadzenia działalności oraz adresy korespondencyjne, numer telefonu, numery identyfikacyjne, stanowisko oraz miejsce zatrudnienia, nr rachunku bankowego. 

Będziemy przechowywać Pana/Pani dane osobowe przez okres obowiązywania umowy oraz
6 lat po jego ustaniu. Dane z ankiety epidemiologicznej, o których mowa w pkt 4 będą przechowywane przez Organizatora przez okres nie dłuższy niż 14 dni od daty wydarzenia. Dane z Europejskiego Certyfikatu COVID nie będą przechowywane przez Organizatora. W przypadku danych przetwarzanych na podstawie udzielonej przez Panią/ Pana zgody zostaną one usunięte niezwłocznie po jej cofnięciu.

Dane osobowe mogą być udostępniane:

  • W zakresie niezbędnym do realizacji zadań statutowych PIPC.
  • Podmiotom upoważnionym do tego na podstawie przepisów prawa.
  • Innym osobom trzecim po uzyskaniu odrębnej zgody. 
  • Podmiotom przetwarzającym dane na podstawie zawartej w tym celu umowy (księgowość, obsługa prawna itp.).

Przysługuje Panu/Pani prawo: dostępu do danych oraz ich sprostowania, żądania usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, do cofnięcia udzielonej zgody w dowolnym momencie[6], do przenoszenia danych, do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych oraz wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

PIPC nie stosuje w stosunku do Pana/Pani danych profilowania lub automatycznego podejmowania decyzji.

 

ZAŁĄCZNIK NR 2

ANKIETA EPIDEMIOLOGICZNA

 

_______________________________________________

IMIĘ I NAZWISKO

 

 

_______________________________________________

NR TELEFONU

 

  • Zapoznałem/am się i akceptuję Regulamin II TECHCO Forum 2021.
  • Oświadczam, że w momencie wypełniania ankiety nie przebywam na kwarantannie ani w izolacji.
  • Oświadczam, że zgodnie z moją najlepszą wiedzą w ciągu ostatnich 14 dni nie miałem/am bezpośredniego kontaktu z żadną osobą, której dotyczy którakolwiek z poniższych okoliczności:
    1. potwierdzone zakażenie COVID-19,
    2. poddanie kwarantannie lub izolacji z powodu COVID-19,
    3. widoczne objawy chorobowe COVID-19, w szczególności podwyższonej temperatury, kaszlu, problemów z oddychaniem,
    4. narażenie na kontakt z osobą zakażoną COVID-19, objętą kwarantanną lub izolacją.
  • Oświadczam, że jeśli pomiędzy wypełnieniem ankiety a zakończeniem udziału w TECHCO zmienią się okoliczności, które były podstawą złożenia oświadczeń związanych z COVID-19 w niniejszym dokumencie, nie wezmę udziału w TECHCO lub przerwę udział w Targach i poinformuję o zaistniałej sytuacji osobę kontaktową do spraw zdrowotnych.
  • Oświadczam, że wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dotyczących zdrowia w celu umożliwienia Organizatorowi zapewnienia wysokich standardów bezpieczeństwa sanitarnego podczas TECHCO.

W przypadku braku złożenia powyższych oświadczeń Organizator zastrzega sobie prawo odmówienia wstępu oraz uczestnictwa w TECHCO

 

 

Podpis uczestnika, data

 

 

 

[1] Polska Izba Przemysłu Chemicznego z siedzibą w Warszawie przy ul. Śniadeckich 17, 00-654 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców i rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie XII Wydział Gospodarczy KRS pod nr 0000015704, NIP 5262170390, REGON 010954571.

[2] Rozporządzenia PE i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.

[3] Wytyczne dla organizatorów spotkań biznesowych, szkoleń, konferencji i kongresów w trakcie epidemii SARS-CoV-2.

[5] Polska Izba Przemysłu Chemicznego z siedzibą w Warszawie przy ul. Śniadeckich 17, 00-654 Warszawa, wpisana do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz publicznych zakładów opieki zdrowotnej oraz rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonych przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000015704.

[6] Bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.